La presente informativa descrive come vengono trattati i dati personali degli utenti che visitano il sito Escape Room Evolution, richiedono informazioni, effettuano una prenotazione, acquistano un buono regalo, si iscrivono alla newsletter o partecipano alle nostre attività.

Il trattamento avviene nel rispetto del Regolamento UE 2016/679 (“GDPR”), del D.Lgs. 196/2003, come modificato dal D.Lgs. 101/2018, e della normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali.

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è Escape Room Evolution – P.IVA 04794320269, con sede in Via Sile 13, Silea (TV).

Per informazioni o per esercitare i propri diritti è possibile scrivere a info@escaperoomevolution.it.

2. Quali dati possiamo trattare

In base al servizio utilizzato, possiamo raccogliere e trattare:

• dati identificativi e di contatto, come nome, cognome, indirizzo e-mail e numero di telefono;
• dati relativi alla prenotazione, come esperienza scelta, data, orario, numero dei partecipanti, lingua di gioco ed eventuali richieste organizzative;
• dati amministrativi e fiscali, quando necessari per pagamenti, ricevute, fatture, acconti o rimborsi;
• comunicazioni inviate dall’utente tramite moduli, e-mail, telefono, WhatsApp o altri canali di contatto;
• dati tecnici di navigazione, come indirizzo IP, tipo di dispositivo, browser, pagine visitate e informazioni raccolte mediante cookie o tecnologie simili;
• preferenze di marketing, compresa l’iscrizione o la cancellazione dalla newsletter;
• immagini e riprese realizzate durante le attività, soltanto quando ciò avviene con una specifica autorizzazione;
• informazioni relative a minori, limitatamente a quanto necessario per organizzare l’attività e nel rispetto delle autorizzazioni richieste.

Ti chiediamo di non inviare spontaneamente dati particolari o informazioni sanitarie, salvo quando siano realmente necessarie per la sicurezza o per valutare l’accessibilità dell’esperienza. In tali casi le informazioni saranno trattate esclusivamente per gestire la richiesta ricevuta.

3. Finalità e basi giuridiche del trattamento

Richieste di informazioni e preventivi

I dati vengono utilizzati per rispondere alle richieste, formulare proposte, verificare disponibilità e fornire informazioni sulle esperienze.

Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali richieste dall’interessato.

Prenotazioni e gestione delle attività

I dati vengono trattati per organizzare le sessioni di gioco, comunicare istruzioni, gestire variazioni, acconti, cancellazioni, assistenza e richieste collegate al servizio.

Base giuridica: esecuzione del contratto o di misure precontrattuali.

Pagamenti, buoni regalo e adempimenti amministrativi

I dati necessari vengono trattati per gestire pagamenti, buoni regalo, rimborsi, ricevute, fatture e obblighi contabili o fiscali. I dati completi delle carte di pagamento non vengono conservati direttamente da Escape Room Evolution quando il pagamento è gestito da un fornitore esterno, come SumUp.

Base giuridica: esecuzione del contratto e adempimento di obblighi di legge.

Newsletter e comunicazioni promozionali

Con il consenso dell’utente possiamo inviare newsletter, promozioni, aggiornamenti su nuove esperienze ed eventi. L’iscrizione è facoltativa e il consenso può essere revocato in qualsiasi momento utilizzando il collegamento presente nelle comunicazioni o contattandoci.

Base giuridica: consenso dell’interessato.

Statistiche, misurazione e pubblicità

Con il consenso dell’utente possiamo utilizzare Google Analytics, Google Ads, Meta Pixel e strumenti analoghi per comprendere l’utilizzo del sito, misurare conversioni e valutare l’efficacia delle campagne pubblicitarie.

Base giuridica: consenso espresso attraverso il banner dei cookie.

Per dettagli su categorie, servizi, durata dei cookie e modifica delle preferenze consulta la Cookie Policy.

Sicurezza, prevenzione di abusi e tutela dei diritti

I dati possono essere trattati per proteggere il sito, prevenire utilizzi illeciti, documentare le attività svolte, gestire contestazioni e tutelare i diritti del Titolare o di terzi.

Base giuridica: legittimo interesse del Titolare, nel rispetto dei diritti e delle libertà degli interessati.

Fotografie e video

Fotografie o riprese identificabili possono essere utilizzate per sito, social network o materiali promozionali soltanto sulla base di una specifica autorizzazione. La partecipazione all’esperienza non è subordinata al consenso alla pubblicazione delle immagini.

Base giuridica: consenso dell’interessato o, per i minori, autorizzazione di chi esercita la responsabilità genitoriale secondo le modalità richieste.

4. Conferimento dei dati

Il conferimento dei dati contrassegnati come necessari è indispensabile per rispondere a una richiesta, effettuare una prenotazione, concludere un acquisto o fornire il servizio. In mancanza, potremmo non essere in grado di gestire la richiesta.

Il conferimento dei dati per newsletter, marketing, statistiche non necessarie e pubblicazione di fotografie o video è invece facoltativo e il mancato consenso non impedisce di prenotare o partecipare alle attività.

5. Modalità del trattamento e misure di sicurezza

I dati sono trattati con strumenti informatici e, quando necessario, con modalità manuali. Adottiamo misure organizzative e tecniche adeguate per ridurre i rischi di accesso non autorizzato, perdita, modifica o divulgazione dei dati.

L’accesso ai dati è limitato alle persone autorizzate e ai fornitori che ne hanno necessità per svolgere i servizi affidati.

6. Destinatari e fornitori di servizi

I dati possono essere comunicati, nei limiti necessari, a soggetti che forniscono servizi tecnici, organizzativi o professionali, tra cui:

• hosting, manutenzione del sito, posta elettronica e sicurezza informatica;
• sistemi di prenotazione, gestione dei contatti e invio newsletter;
• fornitori di pagamento, come SumUp;
• Google, Meta, YouTube e altri servizi integrati, quando attivati secondo le preferenze cookie;
• WhatsApp o altri canali scelti dall’utente per comunicare con noi;
• commercialisti, consulenti e professionisti incaricati;
• autorità pubbliche o soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge.

I fornitori che trattano dati per nostro conto vengono nominati responsabili del trattamento quando richiesto dalla normativa. I dati non vengono venduti a terzi.

7. Trasferimenti di dati fuori dallo Spazio Economico Europeo

Alcuni fornitori tecnologici possono trattare dati anche in Paesi esterni allo Spazio Economico Europeo. Quando ciò avviene, il trasferimento viene effettuato sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione europea oppure mediante le garanzie previste dal GDPR, come le clausole contrattuali standard.

Ulteriori informazioni possono essere richieste al Titolare o consultate nelle informative dei rispettivi fornitori.

8. Tempi di conservazione

I dati vengono conservati per un periodo proporzionato alla finalità per cui sono stati raccolti:

• richieste di informazioni e preventivi: per il tempo necessario a gestire la richiesta e gli eventuali contatti successivi;
• prenotazioni e rapporti contrattuali: per la durata del rapporto e successivamente per il periodo necessario alla tutela dei diritti;
• documenti fiscali e contabili: per il periodo previsto dalla legge, normalmente 10 anni;
• newsletter: fino alla revoca del consenso o alla cancellazione dell’iscrizione;
• dati relativi a cookie, statistiche e marketing: secondo le durate indicate nella Cookie Policy e le impostazioni dei fornitori;
• fotografie e video: fino alla revoca del consenso, salvo la necessità di conservare documentazione relativa a pubblicazioni già effettuate o alla tutela dei diritti.

Alla scadenza dei periodi applicabili, i dati vengono cancellati, anonimizzati o conservati esclusivamente quando necessario per obblighi di legge o tutela in sede giudiziaria.

9. Minori

Le nostre attività possono coinvolgere bambini e ragazzi, ma i servizi online del sito non sono progettati per raccogliere autonomamente dati personali da minori senza il coinvolgimento di un adulto.

Le prenotazioni per gruppi di minori, le comunicazioni organizzative e le eventuali autorizzazioni relative a fotografie o video devono essere gestite da un genitore, tutore, docente o altro adulto legittimato.

Qualora venissimo a conoscenza di dati inviati da un minore senza le autorizzazioni necessarie, adotteremo le misure opportune per verificarli o cancellarli.

10. Collegamenti, social network e servizi esterni

Il sito può contenere collegamenti o contenuti provenienti da servizi esterni, tra cui YouTube, Facebook, Instagram, WhatsApp, Google e SumUp. L’utilizzo di tali servizi può comportare un trattamento dei dati da parte dei rispettivi gestori secondo le loro condizioni e informative.

Quando previsto, i contenuti che comportano cookie non necessari rimangono bloccati fino al consenso dell’utente.

11. Decisioni automatizzate

Escape Room Evolution non adotta decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sull’interessato.

Gli strumenti pubblicitari possono creare segmenti di pubblico o misurare interazioni online, ma vengono utilizzati soltanto secondo le preferenze espresse tramite il banner dei cookie.

12. Diritti dell’interessato

Nei casi previsti dal GDPR, l’interessato può chiedere:

• l’accesso ai propri dati personali;
• la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione di quelli incompleti;
• la cancellazione dei dati;
• la limitazione del trattamento;
• la portabilità dei dati;
• l’opposizione al trattamento basato sul legittimo interesse;
• la revoca del consenso, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Le richieste possono essere inviate a info@escaperoomevolution.it. Potremmo chiedere le informazioni necessarie per verificare l’identità del richiedente.

L’interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

13. Aggiornamenti dell’informativa

La presente informativa può essere aggiornata per adeguarla a modifiche normative, tecniche o organizzative. La versione vigente è pubblicata su questa pagina con l’indicazione della data di ultimo aggiornamento.